5.000 liralık bir masraf formu onay bekliyor. Formu onaylayacak yönetici bugün izinli, kimin yerine baktığı belli değil. Muhasebe iki gün önce bir hatırlatma maili göndermiş, cevap gelmemiş. Aynı gün finans ekibinden biri, geçen ay kaç masraf formunun onaylandığını öğrenmek için beş ayrı Excel dosyası arasında geziniyor.
Bu tablo tek bir departmana özgü değil. Satın alma, işe alım, sözleşme onayı, kalite kontrol... hangi süreç olursa olsun aynı operasyonel darboğazla karşılaşıyoruz: bir talep oluşuyor, doğru kişiye ulaşması gerekiyor, o kişi meşgulse ya da o gün orada değilse süreç kilitleniyor.
1 Temmuz'daki web seminerimizde tam bunu konuştuk: kurumların onlarca sürecinde tekrarlanan bu manuel onay döngüsünü Power Platform ile nasıl dijital, izlenebilir ve hızlı bir yapıya taşıdığımızı anlattık. Pargesoft'ta dört yıldır Power Apps ekibine liderlik eden Metin Demirel, gerçek proje senaryolarından yola çıkarak bir onay akışını sıfırdan canlı olarak kurdu. Bu yazıda oturumun ana hatlarını, ekrandaki örneklerle birlikte derledik.
Onay süreçleri her departmanda aynı örüntüyü tekrarlıyor
Manuel süreç denince akla önce muhasebe gelir, ama kapsam çok daha geniş. Operasyon, finans, İK, satış ve destek ekiplerinin hepsi gün içinde benzer bir işi tekrarlıyor: bir talep oluşuyor, onay için doğru kişiye ulaşması gerekiyor, o kişi onaylıyor ya da reddediyor, sonuç ilgili sisteme işleniyor. Aradaki her adım e-postayla, Teams mesajıyla ya da kağıt üzerinde yürüdüğünde, sürecin hızı o adımı yürüten kişinin o gün masasının başında olup olmamasına bağlı kalıyor.
Web seminerinde de vurgulandığı gibi, asıl sorun onayın kendisi değil, onayı çevreleyen belirsizlik: mail atılıyor, cevap gelmiyor, hatırlatma gönderiliyor, yine gelmiyor; ilgili kişi aranıyor, o gün farklı bir listeye bakıyor, süreç yeniden başa sarıyor. Hiyerarşiye göre uzayan onay süreleri kimi senaryoda bir haftayı, kimi senaryoda birkaç ayı buluyor, bazı onaylar ise hiçbir zaman sonuçlanmıyor.
Yavaşlayan bir onay süreci çoğu zaman büyük bir tıkanıklıktan değil, fark edilmeyen küçük aksaklıklardan doğar: cevapsız kalan bir e-posta, izne çıkan bir yöneticinin arkasında bekleyen bir talep, kimsenin güncelliğinden emin olmadığı bir onay listesi.
Sektör araştırmaları bu kaybın büyüklüğünü de gösteriyor. Ardent Partners'ın State of ePayables araştırmasına göre, manuel işlenen bir faturanın kuruma ortalama maliyeti 13 doların üzerinde, üstelik bu rakama hataların düzeltilmesi için harcanan zaman dahil değil. McKinsey Global Institute'a göre ise bilgi çalışanları, haftalık çalışma sürelerinin yaklaşık beşte birini iç bilgiye ulaşmaya ve doğru kişiyi bulmaya harcıyor; bu da haftada neredeyse bir tam iş gününe denk geliyor.
Power Platform'un mimarisi: tek ekosistemde onay ve otomasyon
Metin Demirel'in seminerde çizdiği çerçeve şuydu: onay süreçlerini hızlandırmak sadece bir e-postayı otomatikleştirmek değil, süreci baştan sona dijitalleştirmek anlamına geliyor. Yani "geçen ay oluşturduğum masraflar" ya da "bana bekleyen onaylar" diye tek bir platformda arayabilmek, mail kutusunda geçmişi eşelemek zorunda kalmamak.
Bu çerçevenin merkezinde dört bileşen var. Power Apps ön yüzü, yani kullanıcının formu doldurduğu ve onayı verdiği ekranı oluşturuyor. Power Automate arka plandaki akışı çalıştırıyor; kayıt oluştuğunda tetiklenen, koşula göre yönlendiren, sonucu ilgili sisteme yazan otomasyon burada kuruluyor. Power Automate'in kendi içinde de bir ayrım var: bulut tarafı sistemler arası veri alışverişini ve süreç yönetimini üstleniyor, masaüstü tarafı ise robotik süreç otomasyonu (RPA) ile insan eliyle tekrarlanan işleri devralıyor. Süreç şirket dışına, örneğin bir avukata ya da mali müşavire onaya çıkacaksa Power Pages devreye giriyor; portal üzerinden ya da doğrudan e-posta üzerinden dışarıdan onay almayı mümkün kılıyor. Bütün bu yapının altında ise Dataverse var: ilişkileri, iş kurallarını, güvenlik rollerini ve her işlemin denetim kaydını kendi içinde tutan, ölçeklenebilir veri katmanı.
Bağlantı tarafında seçenekler geniş. Microsoft'un kendi ürünlerinin yanı sıra SAP, Oracle gibi farklı ERP sistemlerine, Gmail gibi farklı posta altyapılarına, 1.000'in üzerinde hazır konektörle bağlanmak mümkün. Hazır konektör bulunmayan durumlarda özel konektör yazmak ya da şirket içi (on-premises) sistemlere veri ağ geçidiyle erişmek de aynı mimarinin parçası.
Mimaride sunduğumuz bu esnek entegrasyon altyapısı, yalnızca Pargesoft'un saha tecrübesiyle şekillenmiyor; Gartner'ın öngördüğü küresel dijital dönüşüm stratejileriyle de birebir örtüşüyor. Gartner'ın öngörüsüne göre yeni uygulamaların yüzde 75'i 2026 itibarıyla düşük kodlu teknolojilerle geliştiriliyor olacak; bu oran 2021'de yüzde 40 seviyesindeydi. Biz de Power Platform ekosistemiyle kurumlarınızda tam olarak bu vizyonu hayata geçiriyoruz: İş birimlerinize (Finans, İK, Üretim) kendi süreçlerini dijitalleştirme çevikliği kazandırırken; BT departmanınızın ihtiyaç duyduğu merkezi görünürlük, güvenlik ve denetimden asla taviz vermiyoruz.
Bir onay akışının anatomisi
Web seminerinde akışların nasıl kurulduğunu göstermeden önce, bir akışın dört temel bileşenine değinildi:
- Tetikleyici: akışı başlatan olay. Bir kaydın oluşması, bir e-postanın gelmesi ya da bir alanın durumunun değişmesi gibi.
- Koşul: akışın hangi yöne ilerleyeceğini belirleyen kural. Örneğin 5.000 TL üzerindeki bir masrafı finans müdürü, altını kendi yöneticisi onaylasın gibi.
- Onay: onayın nereden alınacağı; e-posta, form ya da Teams üzerinden.
- Eylem: onay tamamlandığında ne olacağı; kaydın ilgili sisteme aktarılması ya da bilgilendirme e-postalarının gönderilmesi gibi.
Oturumda ele aldığımız en kritik operasyonel güvenlik adımı ise hata yönetimiydi. Akış kurulurken sadece "her şey yolunda giderse ne olur" değil, "akış hata verirse ne olur" sorusunun da baştan cevaplanması gerekiyor; bildirim kime gidecek, akış sahibi mi devreye girecek yoksa BT yöneticisi mi. Bu adımı atlamak, otomasyonu görünmez bir riske çeviriyor.
Gerçek senaryolardan otomasyon örnekleri
Seminerin ağırlıklı kısmı, Pargesoft'un daha önce hayata geçirdiği projelerden örneklerle ilerledi.
Fatura ve masraf onayı en sık karşılaşılan senaryo. Faturalar bazen doğrudan ERP'de oluşuyor, bazen bir e-fatura entegratöründen periyodik olarak çekiliyor, yurt dışı tedarikçilerde ise e-posta üzerinden geliyor. Kayıt oluştuğu anda koşullu onay devreye giriyor: ilk gelen fatura muhasebeye düşüyor, belirli tedarikçilerin faturaları doğrudan ilgili onaycıya yönlendirilebiliyor. Onay tamamlandığında son adım, kaydın ilgili sisteme aktarılmasıyla kapanıyor. Dijitalleşmenin getirdiği en somut fayda da burada ortaya çıkıyor: bir ekibin bir ayda ne kadar masraf yaptığını ya da kaç fatura geldiğini görmek için artık ayrı bir rapor hazırlamaya gerek kalmıyor, tek ekrandan izlenebiliyor.
İşe alım ve oryantasyon süreçlerinde de aynı mantık işliyor. Pozisyon talebi Power Apps üzerinden açılıyor, aday havuzu değerlendirmesi Copilot desteğiyle hızlanıyor, teklif onaylandıktan sonra hesap açma, ekipman ve eğitim ataması gibi oryantasyon adımları otomatik olarak tetikleniyor. Böylece İK sürecinin en başından ilk işe başlama gününe kadar tek bir uçtan uca akış oluşuyor.
Satın alma tarafında iş akışı; bozulan bir klavye gibi en basit iç talepten başlayıp, resmi bir siparişe (PO - Purchase Order) kadar uzanan dijital bir yolculuğa dönüşüyor. Çalışanın açtığı kayıt hiyerarşiye uygun olarak ilgili yöneticiye veya doğrudan tedarik birimine otomatik iletiliyor; toplanan teklifler tek ekranda karşılaştırıldıktan sonra, onaylanan kalemler araya insan müdahalesi girmeden nihai sipariş formuna dönüştürülüyor.
Üretim sahasındaki operasyonlarda ise bu iki platform kusursuz bir entegrasyonla devreye giriyor. Kalite süreçlerinin otomatik açılması ve iş emirlerine ait raporların kalite panosuna aktarılması gibi kompleks senaryolarda Power Apps ve Power Automate birlikte çalışıyor.
Canlı demoda gördüklerimiz
Sunumun demo bölümünde, telefon, tablet ve tarayıcıdan eşit şekilde erişilebilen tek bir onay yönetim paneli gösterildi. Panelde bekleyen onaylar, oluşturulan taleplerin durumu, gelen fatura süreçleri, masraf girişleri ve satın alma talepleri tek ekranda listeleniyor.
Vekalet mekanizması da bu panelin parçası. Onay bekleyen kişi izindeyse sistem bunu otomatik tespit edip talebi önceden tanımlanmış vekile yönlendiriyor; onay süreci kişinin ofiste olup olmamasına bağlı kalmıyor. Fatura onayında da pratik bir detay dikkat çekti: bir tedarikçiden daha önce gelen faturaların hangi muhasebe hesaplarına işlendiğini gösteren bir öneri ekranı, ilk kez gelen bir faturayı bile doğru kişiye hızlıca yönlendirmeyi kolaylaştırıyor. Tek bir fatura, farklı muhasebe kriterlerine göre birden fazla hesaba bölünüp onaya gönderilebiliyor; onay muhasebeden bilgi teknolojilerine, oradan tekrar muhasebeye ve defter kaydına kadar hiyerarşik olarak ilerleyebiliyor. Örneğin KDV oranı boş bırakılmış bir masraf kaydı, sürecin bir sonraki adıma geçmesini otomatik olarak engelliyor; muhasebe ekibi isterse kaydı açıklama zorunluluğuyla geri gönderiyor, isterse yalnızca bu tür küçük alanlarda değişiklik yapma yetkisiyle kaydı kendisi düzeltip süreci tek adımda kapatabiliyor.
Sunumun en çarpıcı kısmı, sıfırdan bir onay akışının canlı olarak kurulmasıydı. Kayıt oluştuğunda şirket dışındaki bir onaycıya, örneğin bir avukata e-posta gitmesini ve cevaba göre kaydın güncellenmesini sağlayan bir akış, ekranda adım adım kuruldu. Böyle bir akışın sıfırdan kurulumu, arayüz tasarımı dahil olmak üzere ortalama 35 dakika sürüyor.
Bu tür yatırımların getirisi tek bir örnekle sınırlı değil. Microsoft'un Power Platform için Forrester'a yaptırdığı bağımsız Total Economic Impact araştırması, kurumsal ölçekte benzer sonuçları ortaya koyuyor.
Kaynak: Forrester Consulting, "The Total Economic Impact of Microsoft Power Platform", Microsoft için hazırlanmıştır, 2024.
Hız ile kontrolü bir arada tutmak
Düşük kodlu platformlara geçişte BT liderlerinin en haklı endişesi, sistem üzerindeki merkezi kontrolün kaybedilmesidir. Microsoft verileri; kurumsal bir denetim standardı ve yapılandırılmış bir benimseme programı kurgulamayan şirketlerde, BT'nin haberi olmadan oluşturulan kontrolsüz ortamların 3 ila 5 kat daha fazla olduğunu gösteriyor. Gartner'ın, büyük kurumlardaki teknoloji harcamalarının %40'a yakınının BT departmanı dışında gerçekleştiğini ortaya koyan raporu da sahadaki bu 'kontrolsüz dijitalleşme' krizini açıkça doğruluyor.
Web seminerinde de bu denge vurgulandı. Pargesoft olarak bir süreci kurup teslim etmekle yetinmiyoruz; Dataverse'in güvenlik rolleri üzerinden kimin hangi tabloyu görebileceğini, hangi geliştirmeyi yapabileceğini tanımlayıp kurum içi ekipleri de bu süreçleri kendi başlarına genişletebilecek şekilde yetiştiriyoruz. Amaç, iş birimlerinin resmi kanalları atlayıp kendi başlarına dağınık çözümler üretmesini engellemek değil; doğru yolu, yanlış yoldan daha kolay hale getirmek.
Yapay zeka katmanı otomasyona ekleniyor
Power Platform ailesinin son katmanı yapay zeka. Seminerde gösterildiği gibi bir masraf fişinin fotoğrafını çekmek, ilgili satırların otomatik olarak doldurulmasını sağlayabiliyor. Copilot Studio ile kurulan botlar bir dokümanın içeriğiyle ilgili soruları yanıtlayabiliyor ya da gelen bir belgenin fatura mı yoksa fiş mi olduğunu sınıflandırabiliyor; özellikle yurt dışı faturalarında bu ayrım sık kullanılıyor. Konuşarak tablo ya da onay yapısı kurgulamak da artık mümkün: Copilot'a hangi alanların hangi koşulda kime gideceği anlatılarak akışın taslağı çıkarılabiliyor, ardından BT bu taslağı gözden geçirip üretime alıyor.
Nereden başlanacağı sorusunun cevabı da netti. Ürün tarafında Power Apps'le, süreç tarafında ise kurumda en sık kullanılan ve nispeten yalın bir süreçle, örneğin masraf ve avans süreciyle başlamak öğrenme sürecini hızlandırıyor. Üstelik bu yapı için Dataverse şart değil; mevcut bir SharePoint listesi de veri katmanı olarak kullanılabiliyor.
Sunumun tamamını kaydırarak inceleyin
Web seminerinde kullanılan sunumun tamamını da aşağıdan slayt slayt inceleyebilirsiniz; fare veya parmağınızla kaydırarak ya da oklarla ilerleyebilirsiniz.
Pargesoft, kuruluşundan bu yana Microsoft'un iş uygulamaları portföyünün önde gelen çözüm ortaklarından biri. Yaklaşık 25 yıldır bu alandayız; Türkiye, İngiltere ve Belçika olmak üzere üç ülkede operasyonumuz var. Microsoft'un Business Applications, Data & AI (Azure) ve Digital & App Innovation (Azure) alanlarında Solutions Partner yetkinliklerine sahibiz. Power Platform tarafında hem uçtan uca uygulama geliştirme hizmeti veriyor hem de kurum içi ekiplerin bu platformu kendi başlarına güvenle kullanabilmesi için gereken merkezi kontrol altyapısını ve eğitim desteğini birlikte sunuyoruz.
Kendi senaryonuzu birlikte ele alalım
Hangi süreç sizi en çok yavaşlatıyor? Bunu konuşmak için kısa bir keşif toplantısı yapabiliriz. İsterseniz mevcut sürecinizi ekranda birlikte inceleyip küçük bir akışı canlı olarak kurarız, isterseniz bu alanda daha önce çözüm ürettiğimiz ekiplerle sizi bir araya getiririz.
Pargesoft'a danışın